Ota yhteyttä

Tietosuojaseloste

Tiedot palveluntarjoajasta ja rekisteriselosteet

Asianajotoimisto AVA Oy
Suvantokatu 1 D 56, 33100 Tampere
Sähköposti: toimisto@avalaw.fi


Asianajotoimisto AVA Oy on merkitty Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin. Asianajotoimisto AVA Oy:n y-tunnus on 2496288-8 ja arvonlisäverotunniste on FI24962888.


ASIANAJOTOIMISTO AVA OY:N ASIAKAS- JA TOIMEKSIANTOREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE


Päivitetty 1.1.2022


1 Rekisterinpitäjä
ASIANAJOTOIMISTO AVA OY
Y-tunnus 2496288-8
Suvantokatu 1 D 56, 33100 Tampere


2 Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa
asianajaja, osakas Maria Solala-Aro
Puhelin 040 760 2022
Sähköposti: toimisto@avalaw.fi
Asianajotoimisto AVA Oy on tullut tietosuojaselvityksessään siihen tulokseen, että sen ei tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa.
Asianajotoimisto AVA Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää asianajotapaa.


3 Rekisterin nimi
ASIANAJOTOIMISTO AVA OY:N ASIAKAS- JA TOIMEKSIANTOREKISTERI

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Asianajotoiminta edellyttää aina henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Asianajotoimisto AVA Oy:n ja asiakkaan välinen asiakas- ja toimeksiantosuhde, asiakkaan suostumus, sopimus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu toimeksiantoon liittyvä asiallinen yhteys sekä lakimääräisten velvoitteiden täyttäminen (mm. esteettömyys, rahanpesun estäminen).


Asiakasrekisteriin voidaan tallentaa myös toimeksiantoihin välttämättömästi liittyviä muita henkilötietoja, joita voivat olla muun muassa asiakkaan vastapuolet ja vastapuoliin liittyvä dokumentit, asiaan liittyvät todistajat sekä muut asiaan osallistuneet henkilöt, yhteistyökumppanit ja näiden asiamiehet ja neuvonantajat sekä muut sidosryhmät.


Henkilötietoja voidaan käsitellä mm. seuraavissa käyttötarkoituksissa: Asiakassuhteiden ja toimeksiantojen hoidon järjestäminen, suunnittelu ja toteuttaminen, niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta, asiakkaiden henkilöllisyyden varmistaminen, esteellisyyden tarkistaminen, asiakassuhteen hoitaminen ja hallinta, toimenpiteiden kohdistaminen kuhunkin toimeksiantoon, asiakasvaratietojen hoitaminen sekä rahanpesun estämiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttaminen ja hoitaminen sekä asianhallintajärjestelmän käyttäminen, laskutus, reklamaatioiden hallinta sekä yhteydenpito nykyisiin, entisiin ja tuleviin asiakkaisiin.


5 Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin tallennetaan edellä todettuja muun muassa asianajotoimiston yksityishenkilöasiakkaiden sekä yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien henkilöiden sekä heidän avustajiensa, yhteyshenkilöidensä ja yhteistyökumppaniensa henkilötietoja. Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavankaltaisia tietoja:


Nimi, yritys, työnantaja, tehtävänimike, henkilötunnus, y-tunnus, yhteyshenkilö, asiakasnumero, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä muut tarpeelliset yhteystiedot sekä toimeksiannon aihealue, suoritetut toimenpiteet, laskutus- ja perintätiedot sekä toimeksiannon aloitus- ja päättymispäivämäärä, toimeksiannon hoitamisessa kerätty tai tuotettu keskeinen asiasisältö, oikeuden ja viranomaisen päätökset, valokuvat ja muut tallenteet ja tarvittaessa varallisuutta tai tuloja koskevat tiedot sekä kopio henkilöllisyystodistuksesta ja lainsäädännön edellyttämät toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot.


Rekisteröityä mahdollisesti koskevaa vakuutusta ja vastaavia seikkoja koskevia tietoja. Palvelujen ostoon ja maksuihin liittyviä tietoja sekä yleisiä muistiinpanoja. Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.


6 Henkilötietojen säilytysaika
Asianajotoimisto AVA Oy säilyttää henkilötietoja asiakas- ja toimeksiantorekisterissä kunnes rekisteröidyn ja Asianajotoimisto AVA Oy:n välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta tai toimeksiannon päättymisestä, johon lisätään vähintään 10 vuotta. Tämän jälkeen aineisto hävitetään tietoturvallisella tavalla.


Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä, rekisterinpitäjän velvoitteiden täyttämistä tai asianajajaliiton hyvää asianajajatapaa koskevista ohjeista johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin.


7 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:


Ensisijaisesti rekisteröity eli henkilöasiakas tai yrityksen yhteyshenkilö itse. Rekisteröidyn asiakkuuteen, toimeksiannon hoitamiseen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat. Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.


Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Asianajotoimisto AVA Oy:n tai rekisteröidyn yhteistyökumppaneiden tai asiamiesten tai esimerkiksi vakuutusyhtiön, väestötietojärjestelmän, kaupparekisterin, luottotietorekisterin tai muun vastaavan rekisterin sekä viranomaisten ja oikeuslaitoksen toimittamia tietoja.

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle sekä henkilötietojen käsittelijät
Asiakastietoja ei luovuteta Asianajotoimisto AVA Oy:n ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, asiakkaan antaman erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten pakottavien säädösten tai viranomaismääräyksen perusteella.


Rekisterinpitäjä käyttää ulkopuolista alihankkijaa tai muuta toimijaa, kuten esimerkiksi tilitoimistoa tai IT-toimittajaa. Alihankkijoiden ja muiden toimijoiden kanssa on voimassaolevat salassapitosopimukset.


Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä luotettaville palveluntarjoajille, kuten esim. tietojärjestelmäpalveluiden tuottajalle. Yrityksemme ei luovuta tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mutta osa ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimista saattaa sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella.


9 Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Asiakastiedot on säädetty asianajajalaissa salassa pidettäviksi. Paperimuodossa oleva kirjallinen aineisto säilytetään toimistossamme lukitussa tilassa.


Kaikkeen digitaaliseen aineistoon ja niihin otettuihin varmistuksiin on pääsy vain Asianajotoimisto AVA Oy:n asianajajilla ja lakimiehillä sekä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Digitaalinen aineisto on suojattu muun muassa virustorjunnalla ja palomuurilla.
Toimitiloissamme Suvantokadulla on hälytysjärjestelmä. Toimistossamme ei ole vapaata kulkua.


10 Profilointi
Asianajotoimisto AVA Oy ei tee mitään asiakastietoihin liittyvää profilointia.


11 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita Asianajotoimisto AVA Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Asianajotoimisto AVA Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.


Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.


Asianajotoimisto AVA Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.


12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
12.1 Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Asianajotoimisto AVA Oy:n asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.


Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.


12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.


Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Asianajotoimisto AVA Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.


Poistamis-, rajoittamis- ja vastustamisoikeutta ei ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä ja tarpeellista rekisterinpitäjän lakisäätäisten velvoitteiden täyttämiseksi taikka oikeudellisen vaateen puolustamiseksi. Edelleen asianajosalaisuus ja asianajotapa voi rajoittaa edellä mainittuja oikeuksia tapauskohtaisesti.


12.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.


12.4 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Asianajotoimisto AVA OY:lle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.


13 Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä toimistoomme:


Sähköpostitse toimisto@avalaw.fi


Postitse osoitteeseen: Asianajotoimisto AVA Oy, Suvantokatu 1 D 56, 33100 Tampere


Asianajotoimisto AVA Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.